紙で届く帳票のスキャンPDFを、AIで読み取って基幹システムへ

紙やPDFで届く定型帳票を生成AIのOCRで読み取り、構造化された情報として基幹システムへ取り込む仕組みを開発しました。読み取り結果は人が画面で確認・修正できるようにし、正確さを担保しています。

Challenge

よくある課題

定型帳票は、様式が決まっているようで取引先ごとに細部が異なり、担当者が目で見て基幹システムに打ち直しているケースが多くあります。件数が多いほど時間がかかり、転記ミスも避けられません。かといって、AIに任せきりにして誤りに気づけない仕組みにもできない──という状態でした。

Approach

全 4 ステップ

01
スキャンPDFを、生成AIのOCRで構造化する
複数の帳票が1つのPDFにまとまっている場合でも、書類の境界を検出して分割したうえで読み取り、明細の一件ごとに構造化されたデータへ変換します。読み取り後は自動で補正をかけ、そのまま基幹システムへ取り込める形にしています。
02
読み取り結果を、人が画面で確認・修正できる
AIの読み取りをそのまま登録するのではなく、担当者が画面でプレビューし、必要なら修正してから保存する流れにしました。自動化しつつ、最終的な正しさは人が担保できる設計です。
03
業務で必要なファイル出力まで対応
読み取ったデータから、後続の手続きで必要となる形式のファイルを出力できるようにしました。まとめての一括出力にも対応し、件数が多い日でも手が止まらないようにしています。
04
AIのAPIキーや接続先を、中央で一元管理
OCRに使うAIのAPIキーや接続先・利用モデルを、各端末に配るのではなく中央で一元管理する構成にしました。鍵の漏えいリスクを抑えつつ、更新やモデルの切り替えも設定変更だけで全端末に反映できます。